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システム運用支援３

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初詣合格祈願初級シスアド講座 システム運用支援３

マニュアル・文書の更新と管理

前回は、「システムの定期的処理」についてやりました。今回は、残りの　「マニュアル・文書の更新と管理」　について見ていきたいと思います。

マニュアル管理

まず、マニュアルとは、操作マニュアルや管理マニュアルなどの手順書のことで、作業の流れや不具合が起きたときの対処などが書かれているものです。マニュアルがあると、次のような利点があります。

などです。

＜マニュアル管理の注意点＞
マニュアルは、利用者が必要なときにすぐに参照できるよう、所在を明確にしておく必要があります。また、頻繁に利用されるような場合は冊数を増やすなどの対処も必要です。
機密性の高い内容が記述されているマニュアルなどは、別途管理するようにしなければなりません。さらに、システムなどの機能変更が伴うもののマニュアルについては、次のような管理も必要となります。
システムが更新されたら、即時にマニュアルも変更する。
古いマニュアルと新しいマニュアルを隣り合わせに置かないようにする。
マニュアルが更新されたことを関係者に漏れなく連絡する。

ファイルの体系

さて、マニュアルの管理をより円滑にするには、各文書・マニュアルを体系化することが重要となります。具体的には次のようなことをします。

また、最近では「オンラインマニュアル」が普及しています。これは、印刷された冊子のマニュアルではなく、コンピュータシステム内にあるマニュアルの事で、必要に応じて作業をしながらでも画面上にマニュアルを呼び出すことができます。
このオンラインマニュアルの利点は、なんと言っても必要なキーワードを入力すれば、一発で必要な場所などを検索できることです。さらに、冊子が必要ないため、部内のペーパーレス化も促進することができます。
以上、３回にわたってシステム運用支援についてお送りしてきましたが、とても重要で、常識的な部分もあるので、比較的わかりやすかったのではないかと思います。



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